Toda empresa quer ter resultados em grande escala e ver sua marca em posição de destaque no mercado. Para isso é necessário compreender uma simples lógica: uma empresa com atividades organizadas e com otimização no fluxo das informações terá sua produção mais efetiva, em menos tempo, na busca por resultados.

Negligenciar a otimização de processo pode ser um fator nocivo para o negócio, fazendo com que a organização enfrente situações de dificuldades em algum ponto futuro.  Um diagnóstico estratégico (=pode ser um link) dos processos é fundamental para que o gestor possa entender a operação de cada atividade, fazendo o devido controle dos passos-chave de funcionamento da organização e possibilitando a melhoria de processos existentes.

Continue lendo nosso artigo e descubra, de forma simples, como o mapeamento de processo pode trazer benefícios ao seu negócio.

AFINAL, O QUE É MAPEAR PROCESSO?

Como nós, seres humanos, as empresas possuem diversos órgãos (setores) que precisam ser acompanhados tanto de forma individual quanto em conjunto. O funcionamento de cada área depende de um bom mapeamento de processo, mas ter uma visão macro do negócio torna a visualização de pontos de melhorias mais eficiente.

Mapear é estruturar atividades. O mapeamento de processo visa melhorar a eficiência das organizações com a identificação de gargalos nas rotinas, aumentando a comunicação e fornecendo documentação para os processos analisados.

Dessa forma, realizar o mapeamento de processo é entender o funcionamento das atividades, através de registros, documentação e desenho dos fluxos de trabalho de determinada área. 

COMO O MAPEAMENTO DE PROCESSO MELHORAR A MINHA EMPRESA?

O resultado de um processo mapeado é a padronização, que leva a uma melhor compreensão das atividades realizadas. Fica claro com esse entendimento saber o que, como, quem, quando e para quem o trabalho deve ser executado.

Existem diversas vantagens na prática dessa técnica gerencial que proporciona melhorias fantásticas no desenvolvimento do seu negócio. Destacamos algumas:

• Identificar melhorias: Uma das grandes oportunidades do mapeamento é identificar melhorias, seja por atividades com gargalos ou aquelas que apresentam resultados satisfatórios; 
• Aprimorar os métodos de trabalho: Sabe aquelas tarefas que não agregam em nada o resultado da atividade? É necessário eliminá-las para reduzir os atrasos ou retrabalhos, otimizando o processo com ganho de tempo e eficiência na busca por resultados;
• Reduzir custo e automatizar rotinas: Entender os custos com clareza é essencial para determinar quais processos podem oferecer economias e melhorias nas rotinas da operacionalização do negócio. Automatizar rotinas passa pela necessidade de revisão dos processos;
• Desenhar os fluxos das atividades: Entendendo como funciona a rotina das atividades e de acordo com as informações levantadas, desenhar o fluxograma é de fundamental importância para documentar as conformidades do processo;
• Definir os executores do processo: Mostrar como cada etapa é desenvolvida por cada colaborador, bem como o relacionamento entre as áreas do processo.
• Proporcionar controle e monitoramento: Uma vez mapeado, documento e padronizado o processo passa a disseminar mais informações sobre seu desempenho, fazendo assim com que sua gestão seja mais efetiva. 

AGORA IMAGINE…

Você na sua empresa, reunido com seus colegas de trabalho, analisando o fluxo de de determinada atividade ou área, e percebe que existem situações onde a continuidade da tarefa encontra uma certa dificuldade e excesso de tempo aguardando informações. Tempo é dinheiro, diz a frase de Benjamin Franklin.

Mas como posso melhorar esse cenário?

Siga os passos a seguir e sua empresa terá sucesso na melhoria dos seus processos.

Passo 1: Definir os atores do processo

Os atores do processo são as partes que afetam ou podem afetar as rotinas organizacionais durante e execução dos processos. 

Passo 2: Definir os processos a serem mapeados

Essa definição deve estar alinhada aos objetivos da empresa. É preciso ter uma sequência lógica de quais entregas devem ser realizadas para que uma próxima atividade tenha início sem desperdício de tempo.

Inicialmente, faça as seguintes perguntas:

• Qual procedimento é executado quando um cliente faz um pedido?
• Quais ações levam a transformação do pedido em produto ou serviço?
• Como o resultado do pedido é gerado?

Certamente, você sabe os passos para a execução das perguntas acima. Agora veja possíveis respostas.

• O contato com o cliente é realizado;
• Após o contato, existe uma ação de saída;
• Devido essa ação é gerada uma entrada para início de outro processo.

Note que, a partir de simples perguntas, fica mais fácil a estruturação dos processos, permitindo o desenvolvimento de soluções e eficiência produtiva.

Passo 3: Desenha o fluxo do processo

Com os processos definidos, chegou a hora de modelar (desenhar) o fluxo do processo. Ocorre então uma descrição visual das etapas desenvolvidas por cada área/funcionário e relação existente para a entrega final.

Existem diversas ferramentas para modelagem de processo, mas a notação BPMN (Business Process Model and Notation) (=pode ser um link) é a que mais tem se destacado.

PRATIQUE ESSA TÉCNICA DE GESTÃO!

Com a prática do mapeamento de processos, a descrição da trajetória de cada atividade da empresa se torna objetiva e clara aos participantes. As responsabilidades para cada etapa, alocação do melhor recurso e mão de obra, bem como a identificação dos gargalos dos processos contribuem para otimizar o tempo de trabalho e fazer o resultado ser um norteador de crescimento dos objetivos estratégicos (=pode ser um link).

Gostou do nosso artigo? Ficou claro como o mapeamento de processos pode contribuir na melhoria organizacional da sua empresa? Entre em contato conosco (=pode ser um link) e receba um diagnóstico gratuito para o desenvolvimento do seu negócio. Teremos o maior prazer em ajuda-lo!

Bom trabalho!